Führungskräfte können ihren Verantwortungsbereich nur im Griff behalten, wenn sie Aufgaben an ihre Mitarbeiter delegieren. Die Delegation von Aufgaben hat eine ganze Reihe von Vorteilen sowohl für die Führungskraft selbst als auch für die Mitarbeiter.
Zunächst verschafft die Delegation der Führungskraft die Möglichkeit, sich ganz auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und sich damit Freiräume zu schaffen. Vor allem fachlich sehr starke Führungskräfte neigen dazu, eher zu wenig als zu viel zu delegieren und blockieren sich damit durch die Erledigung fachlicher Aufgaben, die genauso gut einer ihrer Mitarbeiter machen könnte, selbst in ihrer Führungsarbeit.
Durch Delegation von Aufgaben werden zudem bessere Arbeitsergebnisse erzielt, denn es wird das gesamte zur Verfügung stehende Potential der Mitarbeiter ausgeschöpft. Ein Chef, der vieles oder alles selbst tut, lässt dieses Potential brach liegen. Schließlich schafft Delegation die Möglichkeit, dass sich die Mitarbeiter überhaupt entwickeln können, gerade dann, wenn auch anspruchsvollere Aufgaben delegiert werden, die vielleicht sogar ein wenig über dem Niveau liegen, welches sich der Mitarbeiter selbst zutraut, an dem er aber wachsen kann. Wer nur niederschwellige Routineaufgaben an seine Mitarbeiter weitergibt, der vernachlässigt den Entwicklungsaspekt, signalisiert den Mitarbeitern, wie wenig er ihnen zutraut und wird am Ende statt Entwicklung sogar Frust und Unzufriedenheit auslösen. Außerdem ist die Delegation von Aufgaben die Basis dafür, Mitarbeiter für ihre Leistung wertschätzen zu können, auch hier gerade in dem Fall, dass es sich um für den Mitarbeiter neue und anspruchsvollere Aufgaben handelt. Letztendlich fördert die Führungskraft das Selbstvertrauen der Mitarbeiter und zeigt, dass sie ihren Mitarbeitern vertraut.
Natürlich muss die Delegation „richtig“ erfolgen. Aufgabe und Ziel der Aufgabe sowie alle Rahmenbedingungen müssen klar kommuniziert werden und die Führungskraft muss sich versichern, dass der Arbeitsauftrag auch richtig beim Mitarbeiter angekommen ist. Es müssen Vereinbarungen getroffen sein, wann Rücksprache zu halten ist, wie viele Freiheitsgrade der Mitarbeiter in der Zielerreichung hat, wobei er Hilfe braucht, welche Ressourcen benötigt werden und in welchem Umfang die Führungskraft die Aufgabenerfüllung kontrolliert. Am Ende jeder Delegation sollte die Frage stehen: „Was brauchen Sie noch von mir, damit Sie die Aufgabe wie besprochen erledigen können?“ Nach der Erledigung schließlich ist zeitnahes und ehrliches Feedback gefragt. Bei der Auswahl des Mitarbeiters muss die Führungskraft dafür sorgen, dass es nicht zur Über- oder Unterforderung des Mitarbeiters kommt und auch wenn die Führungskraft die Aufgabe „abgibt“ muss klar sein, welchen Anteil sie an der Erfüllung der Aufgabe hat.
Gerade der letzte Punkt wird von Führungskräften oft vergessen. Gerade unliebsame Aufgaben werden gerne beim Mitarbeiter „abgeladen“ und sind damit aus dem Sinn. Oft braucht der Mitarbeiter aber noch weitere Informationen von der Führungskraft und hier sollte auch nach der Delegation klar sein, welche Zuarbeit seitens der Führungskraft benötigt wird, damit der Mitarbeiter die Aufgabe erledigen kann. Das hat nichts mit Rückdelegation zu tun, denn die Verantwortung für die Aufgabenerledigung liegt jetzt beim Mitarbeiter – aber der Führungskraft muss klar sein, in welchem Umfang sie den Mitarbeiter dabei selbst unterstützen muss und welchen Beitrag sie zur Aufgabenerfüllung leisten muss.
Zum Thema „Delegation von Aufgaben“ heute wieder 5 reflektierende Fragen.
1. Wie oft erledige ich Aufgaben, die auch einer meiner Mitarbeiter übernehmen kann?
2. Wie stelle ich sicher, dass Ziel und Rahmenbedingungen der Aufgabe richtig beim Mitarbeiter ankommen?
3. Wie stark nutze ich Delegation als Möglichkeit der Entwicklung meiner Mitarbeiter?
4. Wünschen sich meine Mitarbeiter mehr oder weniger Delegation von Aufgaben von mir?
5. Wie sicher bin ich, dass meine delegierten Aufgaben meine Mitarbeiter nicht unter- oder überfordern?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Euer / Ihr Frank Bönning
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